Steuerformulare – elektronisch oder in Papierform einreichen?

Es existieren noch alte Fotos meiner Steuerberatungskanzlei, auf denen absolut keine Spur von Computern zu sehen ist. Für meine Generation kaum vorstellbar. Wie haben die das gemacht? Schiefertafeln beim Finanzamt eingereicht?

So schlimm war es natürlich sicherlich nicht. Vordrucke gibt es wohl auch nicht erst seit gestern. Früher wurde eben alles in Papierform eingereicht. Aber die Digitalisierung macht auch vor der Steuerberatungsbranche nicht halt. Es besteht zunehmend die Verpflichtung, Steuererklärungen elektronisch an das Finanzamt zu senden.

Dennoch gibt es immer noch die Möglichkeit, die Steuererklärung in Papierform auszufüllen und einzureichen, wovon viele Deutsche gern noch Gebrauch machen.

Besteht eine Pflicht zur Abgabe einer elektronischen Steuererklärungen?

Um überhaupt weiter darüber nachzudenken, ob du oder dein Mandant deine beziehungsweise seine Steuererklärung in Papierform oder elektronisch einreichen möchte/st, sollten wir zunächst klären, ob nicht sogar bereits eine Pflicht zur elektronischen Einreichung besteht.

Es sollte für dich nichts neues sein. Schon seit 2011 müssen viele Steuerpflichtige ihre Steuererklärung elektronisch abgeben. Das betrifft primär folgenden Personenkreis:

• Gewerbetreibende
• Land- und Forstwirte
• Selbständige im Nebenerwerb, die mehr als 410 Euro erzielen.

Folglich können sich im Prinzip nur noch Rentner und Arbeitnehmer zwischen der elektronischen und der händischen Variante entscheiden.

Grundsätzlich wünscht sich der Fiskus also, dass die Steuererklärungen zunehmend elektronisch eingereicht werden. Warum das so ist, klären wir zu einem späteren Zeitpunkt.

Bei Personen, die bereits verpflichtet sind, kann jedoch zur Vermeidung unbilliger Härten auf eine Übermittlung der Steuererklärung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung verzichten werden – also die Steuererklärung kann auch in Papierform eingereicht werden.

Voraussetzung ist, dass die elektronische Übertragung für den Steuerpflichtigen wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist.

“Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Schaffung der technischen Möglichkeiten für eine Datenfernübertragung des amtlich vorgeschriebenen Datensatzes nur mit einem nicht unerheblichen finanziellen Aufwand möglich wäre oder wenn der Steuerpflichtige nach seinen individuellen Kenntnissen und Fähigkeiten nicht oder nur eingeschränkt in der Lage ist, die Möglichkeiten der Datenfernübertragung zu nutzen.” (§ 150 Abs. 8 Abgabenordnung)

Salopp ausgedrückt bedeutet das also: Die Anschaffung eines internetfähigen Personal-Computers wäre zu teuer und/oder der Steuerpflichtige kann schlicht und ergreifend altersbedingt nicht mit technischen Geräten umgehen.

Aber: Unerlässlich ist die Pflicht zur Verwendung der amtlich vorgeschriebenen Vordrucke. Daran führt kein Weg vorbei. Die Formulare können entweder im Internet heruntergeladen oder direkt beim Finanzamt abgeholt werden. Des Weiteren ist darauf zu achten, dass die Druckqualität stimmt und die Formulare leserlich ausgefüllt wurden.

Warum sollen Steuererklärungen bevorzugt elektronisch eingereicht werden?

Was steckt eigentlich hinter dem Digitalisierungstrend? Grund hierfür ist unter anderem die Einführung eines elektronischen Prüfverfahrens seitens der Finanzverwaltung, dass die Masse der Erklärungen auf Plausibilität prüft.

Des Weiteren sollen Fehler bei der Übertragung des Papier-Formulars in das elektronische System reduziert werden. Ein Kontrollverfahren überprüft die Steuererklärungen auf Stimmigkeit. Die genaue Prüfung durch einen Finanzbeamten findet nur noch in Einzelfällen oder auf Anordnung statt, beziehungsweise wenn die elektronische Prüfung Unstimmigkeiten festgestellt hat.

Auch wenn die zunehmende Digitalisierung nicht immer ein Segen ist, kann durch sie die Effizienz gesteigert werden – bei den Ämter und in der Steuerberatungskanzlei gleichermaßen.

Ein Weiterer Grund ist die demographischen Entwicklung und der Sparkurs. Die Personaldecke in deutschen Finanzämter wird zunehmend dünner. Die vorhandenen Mitarbeiter sollen zudem mehr und mehr im Prüfungsbereich eingesetzt werden.

Übrigens werden elektronisch übermittelte Erklärungen bevorzugt bearbeitet. Das heißt: Wer sich ein bisschen mit der Technik auseinandersetzt, kommt schneller zu seiner Steuererstattung. Des Weiteren werden weniger Belege angefordert, wenn die Erklärung in sich schlüssig ist.

Um die Steuererklärung elektronisch zu verschicken, benötigst du entweder eine Steuersoftware aus dem Handel oder das Elster-Programm der Finanzverwaltung. Letzteres kannst du dir ganz bequem im Internet herunterladen. Steuersoftware für den Laien bietet oft eine komfortable Ausfüllhilfe, die anhand von Fragestellungen durch die Steuererklärung führt.

Funktionen wie Mehrjahresvergleiche und permanent angezeigte Steuerberechnung bieten umfassende Informationen. Auch das Elster-Programm bietet eine Vorausberechnung und Hilfestellung. Allerdings ist Elster dennoch eher was für den versierten Personenkreis, da mehr Vorwissen gefragt ist.

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Vor- und Nachteile

Welche Vor- und Nachteile bieten die einzelnen Verfahren eigentlich? Nachfolgend findest du eine Aufstellung von Pro und Kontras.

Elektronische Erklärung

Vorteile:

• schnellere Bearbeitung durch das Finanzamt
• Informationen über die Steuernachzahlung- beziehungsweise Erstattung
• es werden weniger Belege angefordert
• Datenübernahme von gleichbleibenden Vorjahreswerten

Nachteile:

• möglich wären Sicherheitslücken oder der unberechtigter Zugriff durch Dritte
• erfordert technische Kenntnisse
• erfordert die technischen Voraussetzungen

Erklärung in Papierform

Vorteile:

• keine besonderen technischen Voraussetzungen nötig
• keine technischen Kenntnisse nötig

Nachteile:

• keine Vorausberechnung der Einkommensteuerbelastung
• mehr Bürokratieaufwand und längere Wartezeiten
• Auslaufmodell
• keine Datenübernahme von Vorjahreswerten möglich
• weniger Ausfüllhilfe

Fazit

Die Einreichung von Steuererklärungen in Papierform dürfte in naher Zukunft eher der Ausnahmefall werden. Falls du diese trotzdem noch benötigst, kannst du die Steuerformulare hier finden. Die Weichen werden schon seit längerem in diese Richtung gestellt. Für die Steuerberatungsbranche ist daher schon seit Jahren ein Umdenken erforderlich, um am Markt weiterhin bestehen zu können.

Übrigens: Es ist nicht ratsam, die elektronische Einreichung aufgrund von Sicherheitsbedenken zu verweigern. Wer seine Verweigerung damit begründet, dass die NSA beispielsweise seine Daten abfangen könnte, wird damit höchstwahrscheinlich nicht weit kommen. Die Übertragung durch Elster erfolgt verschlüsselt und sicher.

In Rheinland-Pfalz wird bereits hart durchgegriffen. Wer trotz Verpflichtung zur elektronischen Abgabe seine Steuererklärung stur in Papierform abgibt, riskiert Verspätungszuschläge und Zwangsgelder. Eine Einreichung in Papierform wird laut Verfügung vom 03. Mai 2016 des Landesamt für Steuern als Nichteinreichung gewertet. Eine harte Maßnahme, die zeigt, wie ernst es der Finanzverwaltung mit der Durchsetzung ist.

Doch wie läuft das bei dir ab? Reichst du deine private Erklärung auch noch in Papierform ein? Falls du Steuerfachangestellte bist: Wie digital seid ihr in eurem Büro aufgestellt? Wie findest du den Trend zur Digitalisierung?

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